• برنامه ریزی در شهرداری
      برنامه ریزی در شهرداری

      فرایندی است سازمانی برای تعریف راهبرد سازمان و تصمیم گیری برای چگونگی یافتن منابع مورد نیاز برای رسیدن به مقصود استراتژی، صورت می‌گیرد. این فرایند افراد و منابع را نیز شامل می‌شود.
      برای آنکه سازمان بداند به کجا خواهد رفت باید بداند اکنون دقیقاً کجا قرار گرفته است. پس از آن باید آنچه می‌خواهد باشد را به درستی تعریف کرده و چگونگی رسیدن به آن جایگاه را مشخص کند. مستندات حاصل از این فرایند را برنامهٔ راهبردی سازمان می‌نامند.
      برنامه ریزی راهبردی برای برنامه ریزی مؤثر به منظور تصویر کردن طرح و برنامه یک سازمان بکار می‌رود، اما هرگز نمی‌تواند مشخصا پیشبینی کند بازار در آینده دقیقاً چگونه خواهد بود و در آیندهٔ نزدیک چه اتفاقاتی رخ خواهد داد.
      به هر رو، متفکران استراتژی در سازمان می‌باید استراتژی‌های سازمان را بر اساس زنده ماندن در شرایط سخت طراحی کنند.

      درواقع برنامه ریزی راهبردی به نوعی تصویر رسمی آیندهٔ سازمان است. هر برنامهٔ راهبردی دست کم به یکی از پرسش‌های زیر پاسخ خواهد داد: ۱- ما دقیقاً چه کار می‌کنیم؟

      ۲- برای چه کسی کار می‌کنیم؟

      ۳-چگونه کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهیم؟

      در برنامه ریزی‌های تجاری ممکن است پرسش سوم به شکل زیر پرسیده شود:
      چگونه می‌توان رقیب را از سر راه برداشت یا از رقابت اجتناب کرد؟
      در این رویکرد بیشتر بدنبال شکست دادن رقیبان هستیم تا بهترین بودن!
      در بسیاری از سازمان‌ها برنامه راهبردی دربارهٔ این است که سال آینده سازمان به کجا خواهد رسید که به طور معمول تر در خصوص سه تا پنج سال آینده (دراز مدت) نیز صادق است، اگرچه بعضی از سازمان‌ها چشم انداز خود را تا ۲۰ سال آینده گسترش داده‌اند

        فرایند راهبری امور بودجه ریزی  

      بودجه ریزی عملیاتی یا بودجه ریزی بر مبنای عملکرد، نظامی است که اعتبارات تخصیص یافته را به نتایج قابل سنجش مرتبط می سازد. در این نظام پیش بینی بودجه و تخصیص آن بر مبنای امکانات مورد نیاز برای انجام فعالیت ها و اقدامات لازم جهت تولید و ارائه محصولات و خدمات سازمان در راستای تحقق اقداف و برنامه های میان مدت و حتی بلند مدت آن است.

      مدارک مورد نیاز

      دستور العمل راهبری امور بودجه ریزی PI-027-001

      واحدهای سازمانی ذیربط

      ستاد، مناطق شهرداری و سازمانها و شرکت های وابسته

                                                                                                       نظام نامه برنامه ریزی شهرداری مشهد

       

       

      فهرست مطالب

       

      ردیف

      عنوان

      شماره صفحه

      1

       اهداف

      4

      2

      دامنه کابرد

      4

      3

      تعاریف و اختصارات

      4

      4

      ساختار

      5

      5

      فرآیند

      7

      6

      الزامات

      15


       

       

      ماده 1- اهداف

      1.1. حاکمیت تفکر راهبردی در شهرداری مشهد

      2.1. استقرار نظام برنامه ریزی در شهرداری مشهد

      3.1. هماهنگ سازی و یکپارچه سازی نظام مند برنامه های بلند مدت، میان مدت و کوتاه مدت

      4.1. ایجاد هم افزایی مبتنی بر  تعامل عملکردی تمامی واحدهای شهرداری منطبق با برنامه

      5.1. برقراری تعامل میان نظام برنامه ریزی، نظام اجرایی و نظام کنترل و مدیریت عملکرد

       6.1. هوشمندسازی شهرداری، در مقابل تأثیرات محیط داخلی و خارجی و افزایش قدرت انطباق برای تحقق اهداف        برنامه ریزی شده

      ماده 2- دامنه کاربرد

      دامنه کاربرد این نظام نامه، کلیه سطوح سازمانی، اعم از ستاد، مناطق ، موسسات و شرکت های تابعه شهرداری مشهد  می باشد.

       

      ماده 3- تعاریف و اختصارات

      1.3. شورای عالی: شورای عالی برنامه ریزی و تعالی شهرداری مشهد

      2.3.  معاونت برنامه ریزی: معاونت برنامه ریزی و توسعه شهرداری مشهد

      3.3. معاونت: معاونت های تخصصی شهرداری مشهد

      4.3. واحد سازمانی: واحدهای سازمانی، که به طور مستقیم تحت نظر شهردار و یا تحت نظر یکی از معاونان اداره
      می شود؛ نظیر مدیریت ها، مناطق، سازمان ها، شرکت ها و مؤسسات.    

      5.3. کمیسیون تلفیق: به کمیسیون تلفیق و هماهنگی برنامه ریزی و تعالی اطلاق می شود، که ذیل شورای عالی، مسئولیت تلفیق برنامه سطوح مختلف را، پیش از طرح در شورای عالی برعهده دارد.

      6.3. کمیسیون/کمیته های برنامه ریزی: کمیسیون/کمیته هایی برنامه ریزی و تعالی که ذیل شورای عالی، در سطوح مختلف ستاد، مناطق و سازمان ها تشکیل می شوند و ایجاد هماهنگی و تلفیق برنامه های واحدهای سازمانی ذیربط، از وظایف آن ها به شمار می آید.

      7.3. تفکر راهبردی: بیانگر طرح ریزی بر مبنای یادگیری بوده و لازمه اقدام در محیط هایی با ویژگی تغییرپذیری است. به واسطه این نوع تفکر، تشخیص و تقویت فعالیت هایی که ارزش های منحصر به فردی برای ذی نفعان ایجاد
      می
      کند، مزیت رقابتی می آفریند، این کار از طریق فهم قواعد محیط (اقدام) و پاسخگویی خلاقانه به آن انجام
      می
      شود.

      ماده 4- ساختار

      ساختار نظام تصمیم گیری متشکل از شوراها و کمیته هایی است که متناسب با وظایف تعیین شده وظیفه تولید، بررسی، تأیید و تصویب بخش های مختلف و یا کل برنامه را بر عهده دارند. ارکان اصلی سه گانه این ساختار عبارتند از: 1- شورای عالی، 2- کمیسیون تلفیق، 3- کمیسیون/ کمیته های برنامه ریزی و تعالی

      نکته : در صورت ضرورت ، کمیته های فرعی ذیل هر یک از معاونت ها یا موسسات تابعه تشکیل می شود .

      §         شورای عالی

      ترکیب اعضا، و وظایف شورای عالی به عنوان عالی ترین مرجع تصمیم گیری و نظارت عالیه، مطابق با ابلاغیه شماره 135978/21 به تاریخ  06/08/1394 می باشد :

      §         کمیسیون تلفیق

      ترکیب اعضا، و وظایف کمیسیون تلفیق، مطابق با ابلاغیه شماره 135978/21 به تاریخ  06/08/1394 است.

      §         کمیسیون / کمیته های برنامه ریزی و تعالی

       این کمیسیون ها/ کمیته ها به استناد ابلاغیه شماره 135978/21 به تاریخ 06/08/1394 در سطوح ستاد، مناطق، ‌سازمان ها، موسسات و شرکت های تابعه تشکیل می شود

      -  کمیته های تخصصی برنامه ریزی در سطح حوزه های ستادی و با حضور مناطق و سازمانها حسب موضوع تشکیل خواهد گردید .

       

      ماده 5- فرآیند برنامه ریزی در شهرداری مشهد

      نظام جامع برنامه ریزی در شهرداری مبتنی بر تفکر راهبردی است، و برای سه سطح زمانی بلند مدت(راهبردی)، میان مدت(تاکتیکی) و کوتاه مدت (عملیاتی)، تدوین می شود.

      تبصره 1- معاونت برنامه ریزی موظف است، در ابتدا و پیش از جمع آوری اطلاعات و انجام برنامه ریزی، نسبت به «تدوین بیانیه عزم همگانی طراحی و استقرار نظام برنامه ریزی در شهرداری مشهد» اقدام نماید. تدوین این بیانیه با هدف فرهنگ سازی، جلب مشارکت تمامی منابع انسانی در جمع آوری و ارائه اطلاعات مورد نیاز و ایجاد درکی مشترک از استقرار نظام برنامه ریزی در شهرداری تدوین می شود. ‌بررسی و تحلیل مجموعه اسناد و تجربیات شهرداری در حوزه برنامه ریزی در این مرحله انجام می پذیرد.

      5-1- برنامه بلند مدت

      برنامه بلندمدت(راهبردی)، برنامه ای 12 ساله، با ارکان اصلی بیانیه مأموریت، ارزش ها، بیانیه چشم انداز، اهداف بلند مدت، شاخص های چشم انداز و راهبردها بوده، که مدیریت تدوین آن بر عهده معاونت برنامه ریزی است.

      5-1-1- مراحل برنامه بلند مدت

      به منظور تدوین برنامه راهبردی(مشتمل بر مأموریت، ارزش ها، چشم انداز، اهداف بلند مدت و راهبردها) لازم است، ابتدا نسبت به تعیین ذی نفعان، ابعاد و شاخص های محیطی، توصیف و تحلیل محیط، احصاء موضوعات استراتژیک،  اقدام و سپس بر اساس یافته ها و نتایج حاصل از تحلیل، ارکان اصلی برنامه تنظیم گردد.

      1.  ذی نفعان: مجموعه افراد حقیقی و حقوقی هستند، که یا از عملکرد شهرداری تأثیر پذیرفته؛ یا بر عملکرد آن تأثیر می‌گذارند. به منظور تنظیم برنامه راهبردی و تدوین اهداف بلند مدت باید به انتظارات ذی نفعان توجه شود. فهرست ذی نفعان، پس از تصویب در کمیسیون تلفیق، مبنای اقدامات بعدی مرتبط، قرار می گیرد.

         برخی از ذی نفعان شهرداری عبارتند از: شهروندان، دستگاه های اجرایی، شورای اسلامی شهر، سازمان شهرداری ها و دهیاری های وزارت کشور، سایر شهرداری ها، استانداری، سرمایه گذاران خارجی و منابع انسانی شهرداری.

      2.    ابعاد و شاخص های محیطی: منظور از محیط، محیط درون و بیرون شهرداری است که یا شهرداری به صورت مستقیم بر آن کنترل نسبی دارد، و یا تصمیمات و عملکرد شهرداری تحت تأثیر رفتار آن محیط قرار می گیرد. پس از تعیین مرز محیط و تقسیم آن به محیط درونی و بیرونی، می بایست ابعاد هر یک از محیط های شناسایی شده، که مبین جنبه های مختلف تشکیل آن محیط هستند، تعیین و سپس ملاک ها و معیارهایی با عنوان شاخص، برای سنجش و اندازه گیری ابعاد، تعریف شود. بنابراین شاخص ها نشانه های عینی شناسایی و اندازه گیری ابعاد محیطی به شمار می آیند و تعیین شاخص های محیطی به گونه ای باید انجام پذیرد که تمامی ابعاد محیط که با مأموریت ها و عملکرد شهرداری در ارتباط است؛ پوشش داده شود.

      3.   توصیف و  تحلیل محیط

      1.3. توصیف وضع موجود: شاخص های محیطی مبنای جمع آوری اطلاعات بوده و باید بر اساس آخرین آمار رسمی، وضعیت هر یک از شاخص ها تعیین و توصیف گردد. در این مرحله صرفاً تبیین وضع موجود مورد نظر است. بنابراین ارتباط میان داده ها و یا وضعیت هر بعد و شاخص نباید تحلیل، قضاوت و یا ارزیابی شود و از گردآوری داده های غیر مرتبط با موضوع، غیرقابل استناد و کیفی محض می بایست پرهیز شود. 

      2.3. تحلیل وضع موجود: شناسایی و توصیف ارتباط میان داده ها و نیز مقایسه اطلاعات با شرایط مطلوب برگرفته از اسناد فرادستی، مبانی، مأموریت ها و یا ماهیت هر متغیر در این مرحله انجام می پذیرد و اطلاعات حاصل از این مرحله، بیانگر نتیجه تحلیل و ارزیابی محیط درون و بیرون است؛ که به شیوه هایی نظیر: ماتریس ارزیابی عوامل درونی و بیرونی یا مدل اسپیس می تواند انجام شده و در نهایت اطلاعات باید در قالب پتانسیل ها و چالش ها جمع بندی و ارائه شود. در تحلیل محیط، توجه به روند تغییرات هر شاخص و شناسایی علل آن تغییرات، تعیین شایستگی ها، دارایی ها، نیازمندی ها، خواسته ها و نیز کشف روابط علت و معلولی و تعیین و
      پیش بینی عوامل تأثیر گذار اصلی ضرورت دارد.

      بدیهی است توصیف و تحلیل محیط، اقدامی مستمر است که در طول فرایند برنامه ریزی و اجرای آن باید انجام پذیرد.

      4.    موضوعات اساسی استراتژیک

        با توجه به نتیجه تحلیل محیط، موضوعاتی که مبین مسائل، موارد و مباحث اصلی شهرداری بوده و سازمان را در زمان حال و یا آینده تحت تأثیر قرار می دهند؛ موضوعات اساسی استراتژیک به شمار می آیند. در برنامه ریزی، موضوعات اساسی استراتژیک، مبنای تمامی اقدامات برنامه ای هستند و باید از موضوعات روزمره و عمومی، متمایز شوند. بنابراین راهبردها و راهکارهایی که در برابر موضوعات اساسی استراتژیک، تدوین می شوند؛ زمینه دستیابی سازمان به موفقیت ها و یا حل چالش های اساسی را فراهم می آورند.

      5-1-2-اجزای اصلی برنامه بلند مدت

      معاونت برنامه ریزی موظف است به منظور تدوین برنامه بلند مدت، ضمن اخذ مشارکت کمیسیون ها/کمیته های برنامه ریزی و تعالی، به انجام مطالعه، جمع آوری اطلاعات و تنظیم سند برنامه ای مبتنی بر هر یک از اجزای برنامه به شرح ذیل بپردازد.

      1-بیانیه مأموریت: منظور از مأموریت، فلسفه وجودی و علت بقای شهرداری است؛ و به سوال مشخص «ما چه
      کاره ایم؟ و برای چه به وجود آمده ایم؟» با تأکید بر وظایف اصلی، خدمات، خدمت گیرندگان، بازار و محیط عمل و آنچه شهرداری را از سایر سازمان های مشابه متمایز می سازد؛ پاسخ می دهد.

      در تنظیم این بیانیه، توجه به مبانی نظری، مطالعات تطبیقی و اسناد فرادستی مانند قوانین، آیین نامه ها، سیاست ها، مصوبات شورای اسلامی شهر و طرح جامع شهر مشهد، الزامی است.

      2-ارزش ها: اصول اعتقادی پویا و اساسی شهرداری بوده و خطوط قرمز رفتاری برای مجموعه و منابع انسانی آن به شمار آمده و در تعیین چشم انداز، اهداف و تدوین استراتژی و سایر اجزای برنامه، مد نظر قرار می گیرند. ارزش ها به اعتقادات بنیادی یا حقایقی که سازمان به آن ها توجه دارد و یا نسبت به آنها حساس است می پردازند، و پایه تمام فعالیت ها بوده و باید مبتنی بر فرهنگ ایرانی اسلامی، اولویت های سازمانی، باورها، روحیه جهادی و کارآفرینانه باشد.

      ارزش ها در دو دسته اصلی زیر تنظیم می شوند:

      ارزش های عام؛ که معمولاً به حقوق انسانی و باورها ذیل پارادایم محیطی حاکم، به طور کلی اشاره می کنند.

      ارزش های خاص؛ که به طور ویژه  با محوریت شهرداری تعریف می شوند.

      3-بیانیه چشم انداز: توصیفی زنده و الهام بخش از شهرداری برای آینده ای معین است، که در قالب چند عبارت اساسی بیان شده و جایگاه آرمانی شهرداری را به تصویر می کشد. بنابراین، بیانیه چشم انداز پاسخ به پرسش«چه می خواهیم باشیم؟» است. چشم انداز نقطه مطلوب برای حرکت از وضع موجود است و در تدوین آن موجز گویی ضرورت دارد. چرا که چشم انداز سازمان، می بایست در ذهن تمامی ذی نفعان به صورت مشخص نقش بندد و انتظار می رود در پایان زمان برنامه ریزی ( افق 12 سال)، شهرداری به آن نقطه مطلوب دست یابد. بدیهی است در تدوین چشم انداز،‌ توجه به مجموعه اسناد بالادستی نظیر برنامه های توسعه شهر مشهد الزامی است.

      4-اهداف بلندمدت: به منظور عملیاتی نمودن چشم انداز تدوین می شود و مبین مقاصد مشهودتر و قابل لمس تری، نسبت به چشم انداز در افق زمانی بلند مدت (12 سال) می باشد. بنابراین، اهداف بلندمدت به گونه ای باید تدوین شوند، که با پوشش تمام ابعاد چشم انداز، مبین این مهم باشند، که شهرداری چگونه می تواند چشم اندازش را محقق نماید. 

            برای تنظیم اهداف بلندمدت لازم است به نکات زیر توجه شود:

      1. اهداف بلندمدت می بایست در راستای مأموریت و هماهنگ با چشم انداز و با در نظر گرفتن وضعیت موجود شهرداری تنظیم شوند.

      2. در تنظیم اهداف بلندمدت می بایست شکاف بین وضعیت موجود و مطلوب محاسبه شده و اهداف برای تکمیل این شکاف، در افق 12 ساله تعیین شوند.

      3. اهداف بلندمدت می بایست قابل دستیابی، واقع بینانه و قابل اندازه گیری در دوره زمانی 12 ساله باشند.

      4. اهداف بلندمدت می بایست، حوزه های اساسی و نیز موضوعات اساسی استراتژیک را به صورت مشخص، پوشش دهند. 

      5-شاخص های تحقق چشم انداز : از آنجا که اهداف بلندمدت مبین تعریف عملیاتی چشم انداز هستند؛ برای سنجش تحقق چشم انداز می توان اهداف بلند مدت را مبنا قرار داد و شاخص های سنجش هر یک از اهداف بلند مدت را تعیین نمود.   برای تعریف شاخص‌ها توجه به نکات زیر الزامی است:

      1.    استخراج متغیرهای مورد توجه در چشم انداز، مبتنی بر موضوعات اساسی استراتژیک.

      2.    تعیین چگونگی سنجش تغییرات (فرمول مورد نظر و نحوه محاسبه).

      3.    تعیین منبع داده های ویژه برای سنجش هر شاخص.

      4.    تعیین متولی یا مسئولین ارزیابی.

      6-راهبردها: طریقه دستیابی به اهداف بلند مدت و در نهایت تحقق چشم انداز هستند. راهبردها همه جانبه و تلفیقی بوده و پتانسیل ها و نقاط قوت را با عوامل و تغییرات محیطی و نیز چالش ها هماهنگ می نمایند. بنابراین، مبنای تدوین راهبردها تحلیل محیط بوده و امکان تعیین زمینه های عملکردی برای دستیابی به اهداف را فراهم
      می آورند. در تدوین راهبردها توجه به یکپارچگی راهبردی و نیز دستیابی به هم افزایی مورد تأکید است.

         بدین ترتیب می بایست متناسب با اهداف بلندمدت، راهبردهای ذیل هر هدف تنظیم شود. برای اطمینان از تدوین راهبردهای مناسب، لازم است وضعیت موجود محیط بر اساس ماتریس ها و جداول تحلیل محیط تعیین شود.

         بی تردید امکان دارد یک راهبرد مسیر تحقق چند هدف باشد. همچنین راهبردها باید به گونه‌ای تنظیم شوند که در عین مشخص نمودن جهت‌گیری مورد نظر، در رسیدن به اهداف و وضعیت آینده شهرداری، مصداق یا شکل مشخصی را مورد اشاره قرار ندهند. برای هر راهبرد می بایست، اطلاعات ذیل تکمیل شود:

      1. عنوان راهبرد.

      2. عنوان هدف/ اهداف مرتبط و میزان یکپارچگی و شمول آن.

      3. حوزه زمانی اجرای راهبرد، زمان شروع و زمان پایان.

      4. پیش نیازهای اجرای راهبرد و مفروضات و پیش فرض های اجرا.

      5. ریسک های (احتمالی) اجرای راهبرد.

      6. موانع (حتمی) اجرای راهبرد.

      7. تخمین واکنش احتمالی محیط .

      8. ملاحظات و نظرات تکمیلی.

       

      نمودار 1 : برنامه بلند مدت


       

      5-2-برنامه میان مدت

      برنامه میان مدت(تاکتیکی) برنامه ای چهار ساله، با ارکان ذیل بوده و زمینه اجرای برنامه بلندمدت (راهبردی) را فراهم می آورد. مدیریت تدوین این برنامه بر عهده معاونت برنامه ریزی بوده و این معاونت موظف است از طریق راهبری کمیسیون ها/کمیته های برنامه ریزی و تعالی و نیز بهره گیری از اطلاعات پایش و ارزیابی عملکرد برنامه ای (فاصله وضع موجود تا تحقق اهداف بلند مدت و چشم انداز) و تحلیل منابع موجود و تخمین آن ها اقدام نماید. 

      برنامه ریزی برای تدوین برنامه میان مدت به گونه ای باید صورت پذیرد که با استقرار هر دوره جدید انتخاب اعضای شورای اسلامی شهر و شهردار، حداکثر ظرف مدت شش ماه از شروع به کار آن ها برنامه میان مدت جدید (بازه زمانی چهار ساله بعدی) بنا به پیشنهاد شهرداری، به تصویب شورای اسلامی شهر برسد. بدیهی است در مدت شش ماه مذکور، برنامه مصوب شورای قبلی اجرا می شود.

      -تبصره با توجه به تکلیف شورای اسلامی شهر مبنی بر رویکرد برنامه ریزی غلتان در تدوین برنامه میان مدت ، برنامه ریزی فرایندی مستمر بوده و در هر سال  به برنامه عملیاتی یک سال اضافه می گردد .

      1- اهداف میان مدت (چهار ساله): اهدافی هستند که متناظر با اهداف بلند مدت، برای دوره‌ای چهار ساله تعیین       می شوند و در واقع مبیّن نتایج نهایی فعالیت‌ها و اقدامات برنامه‌ریزی شده برای بازه زمانی چهار سال می باشند. از آنجا که اهداف میان مدت ذیل اهداف بلندمدت نوشته می‌شوند؛ احتمال دارد یک هدف بلندمدت از چند هدف میان‌مدت تشکیل شود. برای تنظیم اهداف میان‌مدت توجه به موارد زیر الزامی است و بهتر است در دسته بندی اهداف میان مدت بر اساس مأموریت های اصلی شهرداری انجام پذیرد.

      1.    شکاف بین وضعیت موجود و اهداف بلندمدت را پر نماید.

      2.    نشان دهنده دستاوردهای موردانتظار در چارچوب زمانی چهار ساله باشند.

      3.    به صورت کمّی بیان شوند.

      4.    مبتنی بر تحلیل محیط و اطلاعات ناظر بر پیشرفت برنامه های سطح پایین تر باشند.

      5.    ریسک های عدم تحقق چشم انداز و اهداف بلند مدت را کاهش دهند.

      2-شاخص های تحقق اهداف میان مدت(چهار ساله): به منظور ایجاد پیوستگی و یکپارچه سازی برنامه و کنترل تحقق اهداف میان مدت، بهتر است از شاخص های تحقق اهداف بلندمدت استفاده شود؛ مگر در مواردی که امکان ترکیب   شاخص ها در مرحله اندازه گیری وجود نداشته باشد. در این میان ممکن است برخی از شاخص‌ها به مجموعه‌ای از زیرشاخص‌ تقسیم شود و یا متناسب با سطحی از برنامه، از برخی از شاخص‌ها استفاده نشود. در هر حال، شاخص ها باید پوشش دهنده تمامی اهداف میان مدت به صورت فردی و یا جمعی باشند.

      3-سیاست های تحقق اهداف در چارچوب راهبردهای مصوب: سیاست‌ها سطح پایین تری از راهبردها بوده و راه رسیدن به اهداف میان‌مدت را نشان می دهند. سیاست‌ها باید در راستای اجرای راهبردهای شهرداری باشند و از نظر مفهومی نباید با راهبردهای اتخاذ شده در برنامه راهبردی مغایرت داشته باشند. بنابراین توجه به یکپارچگی سیاست ها و هماهنگی آن ها با راهبردها ضرورت دارد. باید توجه داشت، هرچند ممکن است متناظر با یک راهبرد، چند سیاست اتخاذ شود، لیکن تدوین سیاست ها همواره ضرورت نداشته و در بسیاری از موارد می توان از راهبردهای تنظیم شده به عنوان سیاست برنامه میان‌مدت نیز می‌توان استفاده کرد.

      4-اقدامات اساسی برای تحقق اهداف در چارچوب سیاست ها: به آن دسته از اقداماتی که نقش اساسی، کلیدی و مهم در تحقق اهداف سند داشته و در راستای راهبردها و سیاست های تعیین شده باشند، اقدامات اساسی می گویند.        اقدامات اساسی مبین طرح ها و فعالیت ها در شهرداری هستند که در ذیل هر برنامه و به منظور تحقق اهداف میان مدت، تعیین می شوند.

      نتایج حاصل از اقدامات اساسی، باید به صورت تجمیعی در قالب اهداف میان مدت و نیز با برش های برنامه ای برای هر سال مشخص شود. در این مرحله، با رویکردی تقریباً از بالا به پایین، نگاشت اولیه هدف های کوتاه مدت  تهیه
      می شود.

      5-پیش بینی منابع : به منظور اجرای بهینه اقدامات اساسی، لازم است منابع مورد نیاز برای هر یک از اقدامات بر اساس مدل توزیع بهینه ( بادر نظر گرفتن کلیه مولفه های مورد نظر جهت تحقق اهداف سازمانی ) پیش بینی گردد  .


       

      نمودار شماره2 : برنامه میان مدت

      5-3-برنامه کوتاه مدت و بودجه یک ساله

      برنامه سالانه، در برگیرنده مجموعه خدمات و پروژه هایی که بر اساس برنامه میان مدت و در محدوده منابع پیش بینی شده برای سال مورد نظر، تنظیم می شود. مدیریت تدوین این برنامه بر عهده معاونت برنامه ریزی بوده و این معاونت موظف است از طریق راهبری کمیسیون ها/کمیته های تعالی و نیز بهره گیری از اطلاعات پایش و ارزیابی عملکرد برنامه ای (فاصله وضع موجود تا تحقق اهداف میان مدت، بلند مدت و چشم انداز) گزارش های عملکردی بودجه و تحلیل منابع موجود و تخمین آن ها اقدام نماید. 

      -  به منظور تحقق اهداف برنامه  عملیاتی میان مدت در سطوح اجرایی ( مناطق محلات ) ، بایستی ابتدا برش منطقه ای و محلی از شاخص های برنامه عملیاتی جهت تعریف اهداف کمی خدمت و پروژه های سالانه  تهیه گردد سپس  فرایند ذیل جهت  تنظیم برنامه سالانه ، طی گردد:

      1. تعیین عناوین خدمات ذیل هر فعالیت و پروژه های ذیل هر طرح منطبق با برنامه های میان مدت و بلند مدت.

      2. تعریف واحد ارائه و انجام هر خدمت و پروژه.

      3. تعیین قیمت تمام شده هر واحد خدمت و پروژه.

      4. تعیین اعتبار مورد نیاز برای هر یک از خدمات و پروژه ها در چارچوب برنامه های میان مدت و سهم های تعیین شده.

      5. تعیین اعتبار مورد نیاز مجموع خدمات و پروژه ها (مجموع بودجه مورد نیاز برای شهرداری).

      6. برآورد میزان درآمد شهرداری برای سال آتی.

       7. تعیین اهداف سالانه با توزیع منطقه‌ ای، ناحیه ای و محله ای، با توجه به سهم درآمدی قابل تخصیص (اعتبار برآوردی)، اهداف میان مدت، میزان تحقق اهداف سال های قبل و مقایسه اعتبار مورد نیاز با درآمدهای پیش بینی شده، به شرح ذیل:

      1.7. در صورت تساوی درآمدها و اعتبارات پیش بینی شده، مقادیر کمی برش سال مورد نظر بر مبنای هدف میان مدت مبنا قرار گرفته و با توجه به الزام جبران عقب ماندگی های برنامه ای، اهداف سال مورد نظر (فعالیت ها و طرح ها) تعیین  می شوند.

      2.7. در صورت فزونی درآمدها از اعتبارات پیش بینی شده، توسعه کیفی و سپس کمی فعالیت ها و طرح های برگرفته از برنامه میان مدت، مبنا قرار می گیرد.

      8. در صورت تنزل درآمدها از اعتبارات پیش بینی شده، تعیین اهداف سالانه به ترتیب زیر اقدام می شود.

      1.8. شناسایی منابع درآمدی جدید.

      2.8. تغییر سهم های درآمدی قابل تخصیص با مدیریت ریسک تحقق اهداف در بازه زمانی میان مدت.

      3.8. تغییر مقادیر کمی حاصل از برش های سالانه برنامه میان مدت با مدیریت تحقق اهداف در بازه زمانی میان مدت.

      4.8. تغییر مقادیر کمی و بازنگری در برنامه میان مدت.

      9   . تعریف نهایی خدمات و پروژه ها.

      10. تعیین شاخص های تحقق اهداف سالانه.

      11. تنظیم کاربرگ های برنامه ای مشتمل بر عنوان خدمت و پروژه، فعالیت های اصلی هر خدمت و پروژه، زمان انجام هر فعالیت اصلی، نتایج مرحله ای، شاخص سنجش هر خدمت و فعالیت و منابع مورد نیاز.

       

       

       

      نمودار 3 : برنامه سالانه

      ماده 6 : الزامات

      1-در کلیه مراحل برنامه ریزی اعم از بلند مدت ، میان مدت و سالانه بعد از انجام آخرین گام فرایند بازخورد و بازبینی طراحی و به اجرا در می آید و نتایج آن در بهینه سازی واصلاح برنامه میان مدت و سالانه استفاده و اعمال خواهد شد  .

      2-پس از تنظیم برنامه، در صورتی که تحقق آن نیازمند به ایجاد تغییراتی در زیرساخت‌های شهرداری اعم از زیرساخت های قانونی، فناورانه، فرایندی، ساختاری و ... باشد؛ لازم است عناوین این زیرساخت‌ها از قبیل: تهیه
      پیش نویس لوایح و مصوبات، اصلاح ساختار تشکیلاتی همراه با برنامه زمان تهیه آن ها، روش اجرا و.... مشخص شود تا در حداقل زمان ممکن بر اساس برنامه پیش بینی شده، آن زیرساخت ها فراهم و اجرا گردند.

      3-به منظور استقرار نظام برنامه ریزی به صورت کامل و دستیابی به چشم انداز، معاونت برنامه ریزی موظف است نسبت به تهیه برنامه فرهنگ‌سازی، آموزش، مستندسازی و اطلاع‌رسانی نظام برنامه ریزی، برای تمامی منابع انسانی شهرداری و سایر ذی نفعان آن اقدام نمایند. در این راستا مقتضی است برنامه اجرایی مربوط (نظیر آموزش استانداردها، استقرار نظام های پشتیبان، برگزاری همایش ها، ساده سازی درک نظام برنامه ای)، تدوین تا پس از تصویب اجرا شود.  

      4-به منظور رصد و پایش هوشمند اجرای برنامه، معاونت برنامه ریزی موظف است تا پایان فرایند تدوین برنامه، نظام رصد و پایش برنامه جامع شهرداری را تنظیم و با تأمین زیرساخت های نرم و سخت مربوط، نسبت به استقرار آن نظام اقدام نماید. این نظام به گونه ای باید طراحی شود تا اطلاعات لازم برای سنجش میزان تحقق چشم انداز و اهداف (در قالب نتایج و دستاوردها و متناسب با شاخص ها)، رصد اجرای برنامه، تصمیم های مدیریتی و .... تولید نماید و  زمینه انجام اقدامات اصلاحی و نیز شناسایی به موقع تغییرات و ریسک ها را فراهم آورد. معاونت برنامه ریزی، مکلف است گزارش های مدیریتی شش ماهه، سالانه و نیز تجمیعی مربوط به اجرای برنامه جامع و تحقق آن را ارائه دهد.

      5-مسئولیت تدوین برنامه جامع شهرداری و مدیریت فرایند تنظیم آن بر عهده معاونت برنامه ریزی است که می بایست با مشارکت تمامی واحدهای سازمانی انجام پذیرد. معاونت برنامه ریزی موظف به تهیه جدول زمانی و ارائه اطلاعات مربوط به ارکان برنامه ریزی و ابلاغ استانداردها و چارچوب های مورد نیاز است.

      6- واحدهای سازمانی موظفند در چارچوب نظام نامه، برنامه زمانی و نیز استانداردهای اعلامی از طرف معاونت برنامه ریزی نسبت به تولید، جمع آوری و تنظیم اطلاعات مورد نیاز اقدام و پس از طرح موارد در کمیسیون/کمیته تعالی مربوطه و کسب اطمینان از صحت اطلاعات و تأیید گزارش ها، موارد را به معاونت برنامه ریزی (دبیرخانه کمیسیون تلفیق) ارسال دارند؛ در این خصوص بسیج نیروها و منابع و پاسخگویی نسبت به اطلاعات ارائه شده، الزامی است.

      ماده 7 : تمامی فرم ها و مستندات استاندارد مورد نیاز، توسط معاونت برنامه ریزی، تهیه و پس از تصویب در کمیسیون تلفیق، جهت اجرا ابلاغ می شود.

       
       
       
       
       
       
      تعداد بازدید :648
      نام:
      پست الکترونیک:
      شرح نظر:
       
  • سایت های مرتبط
  • مجموع بازدیدها : 182,424
    تعداد بازدید امروز : 239
    تعداد بازدید هفته : 888
    تعداد کاربران آنلاین : 0
    آخرین به روزرسانی : 10:27  1397/09/15
  • ارتباط باما
    آدرس :مشهد-شهرداری مرکز-ساختمان توسعه-طبقه چهارم-مدیریت برنامه و بودجه
    تلفن :051-32244303
    فاکس :051-32244207
    رایانامه :
  • تامین و به روزرسانی محتوا: مدیریت برنامه و بودجه
    طراحی و پشتیبانی فنی: سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری مشهد